E-mail corporativo: qual o melhor sistema para pmes?

NEM APPS NEM REDES SOCIAIS CONSEGUIRAM DESBANCAR O E-MAIL CORPORATIVO, QUE CONTINUA SENDO INDISPENSÁVEL MESMO PARA PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS

Aplicativos de mensagens como o WhatsApp e redes sociais como o Facebook fizeram as conversas por e-mails pessoais diminuírem. Contudo, quando o assunto é a troca de informações em ambiente empresarial, o uso de E-mail Corporativo está mais forte do que nunca!

Uma pesquisa financiada pela Adobe Systems Inc apontou que a importância do e-mail nas empresas aumentaria pelos cinco anos seguintes. Além disso, os funcionários entrevistados revelaram passar mais de três horas diárias checando os e-mails. Não é difícil imaginar os motivos da preferência pelo sistema de E-mail Corporativo em relação ao chat, por exemplo: a ferramenta suporta arquivos de grande extensão e é vista como uma ferramenta mais segura para o envio de informações confidenciais.

QUAL A SOLUÇÃO DE E-MAIL CORPORATIVO MAIS INDICADA PARA A SUA EMPRESA?

Atualmente há vários serviços e provedores de E-mail Corporativo no mercado. Porém, há alguns cuidados essenciais para garantir desde a imagem de sua empresa, até a variedade de funcionalidades e a segurança de seus dados:

Serviços gratuitos: alguns provedores, ao oferecer a hospedagem de site ou algum outro serviço, oferecem um número limitado de contas de e-mail, com uma certa capacidade de armazenamento de dados. Embora financeiramente possam ser soluções de E-mail Corporativo muito atraentes, é muito importante observar a estabilidade dos serviços, o nível de reclamação dos clientes e outros aspectos que podem colocar em risco sua operação.

Uso do nome de sua empresa no domínio: é muito importante para a imagem de sua empresa, a escolha de um serviço de E-mail Corporativo que possibilite utilizar o nome de sua empresa como domínio: xxx@suaempresa.com.br. Sendo o e-mail um dos principais meios de comunicação corporativa, ter o seu domínio próprio revela mais profissionalismo.

Acesso aos e-mails: soluções que oferecem somente configuração POP (baixa os e-mails para o computador e não há cópia do e-mail na Web) já são ultrapassadas e oferecem um risco muito alto para as empresas. Caso ocorra algum problema grave com o computador do usuário, ele perde todos os dados (se não há um backup). Os serviços mais modernos de E-mail Corporativo são os que mantém uma cópia dos e-mails em nuvem (Ex.: IMAP e Exchange).

Serviços agregados: alguns provedores e serviços de e-mails são mais sofisticados e oferecem mais recursos para a gestão das mensagens enviadas e recebidas nas empresas. Alguns serviços de E-mail Corporativo (por exemplo: Microsoft Exchange 365 e do G-Suíte do Google) oferecem uma variedade muito grande de serviços e funcionalidades, que permitem uma gestão completa do envio, recebimento, armazenamento e backup dos e-mails. Possibilitando criar regras e rotinas que vão ajudar tanto na produtividade como na segurança das empresas.

Uso adequado do E-mail Corporativo: além de saber explorar os serviços agregados, é preciso usar de forma adequada o E-mail Corporativo. O SPAM é o termo utilizado para qualificar o e-mail enviado a endereço de remetente sem a devida autorização, sendo geralmente disparado para uma quantidade grande de pessoas ao mesmo tempo. A empresa que faz isso está sujeita a ter seu domínio bloqueado por diversos serviços ANTISPAM do mercado, classificando-os como “e-mails indesejados”. Uma vez bloqueado o domínio, os e-mails da empresa (sob o mesmo domínio) passam a não ser recebidos por várias empresas, inclusive seus clientes, gerando sérios problemas ao negócio da empresa. E o desbloqueio é um processo lento, que pode custar muitos negócios não fechados.

Gestão do serviço de E-mail Corporativo: é importante entender como funciona e o que oferece o serviço contratado de E-mail Corporativo, para não pagar mais do que o necessário. E principalmente, é necessário garantir a integridade e uma cópia segura dos dados, tanto dos usuários atuais como dos ex-funcionários.

A IMPORTÂNCIA DO SUPORTE EM TI DESDE A OFERTA ATÉ O USO DOS SERVIÇOS DE E-MAIL CORPORATIVO

Hoje em dia há diversos provedores de E-mail Corporativo no mercado. Nacionais e Internacionais.

Saber escolher um bom provedor, que disponibilize soluções de E-mail Corporativo com as funções básicas necessárias para sua empresa, possibilitará maior economia e segurança. Uma simples configuração errada pode significar a perda de anos de mensagens. Fazer transição entre provedores é uma outra ação que requer cuidados especiais.

Empresas de Suporte em TI podem oferecer opções de armazenamento de E-mail Corporativo, dados e arquivos, sob medida para cada negócio, além de apresentar alternativas mais modernas de monitoramento de arquivos maliciosos (como vírus e outros ataques virtuais).

A Soway é especialista em Soluções em TI e Telefonia para pequenas e médias empresas. Oferece opções de Suporte em TI sob medida, de acordo com a necessidade de sua empresa. Entre em contato com a Soway e solicite um orçamento!